添え状とは、ファックスや郵便物を送る時に添える文章です。
送付状・挨拶状・送り状・カバーレターと呼ばれることもあります。
病気やケガで会社を休む時に、必要な診断書や履歴書、職務経歴書などを
送る時にも用意する必要があります。
添え状には、まずあなたについての情報や、挨拶などを書きます。
封筒を開けた時に、書類だけしか入ってないと社会人として、
マナーがないと思われていますよ。
診断書の添え状は、手書きの方が良いのか？休職延長の場合は郵送で良いのか？
などの質問に答えます。
また、診断書の添え状に使える文章例もご紹介します。
診断書の添え状で悩んでいる人は、必読の内容です。
目次
診断書の添え状は手書きが良い？送付状の必須ポイントとは？
診断書の添え状は「いつ・誰から・誰に・どんな書類が何枚送付されたのか」を
封筒を開けた人に伝えるものです。
手書きでもパソコンでも、マナー違反にはなりません。
診断書を提出する際の添え状に、記載しなければならないポイントについて
まとめました。
①日付
②会社名 所属課 担当者氏名
③自分の名前
④書類の名称と枚数
診断書の添え状に使える文章例をご紹介します。
あなたの状況に合わせて、文章をアレンジしてくださいね。
ありきたりなテンプレートが、たくさんありますが、自分の言葉で伝える方が、
心のこもった文章になります。
文章例
平成28年 5月1日
○□会社
総務部 人事課
山崎 賢二様
北川 景太
送付状
この度は私の怪我により大変ご迷惑をおかけしています。
大変申し訳ございません。診断書を同封させていただきます。
現在手術も無事に終わり以前のように働くために、リハビリに毎日励んでおります。
○○課の皆様にもよろしくお願い申し上げます。
記
診断書1通
診断書に添え状は必要、休職延長の場合は郵送で良い？縦書き？横書き？
診断書に添え状を送るのは、社会人のマナーですので、書き忘れないようにしましょう。
添え状を書く目的は、大きく2つあります。
休職延長のために、診断書を送る場合は、郵送で構いません。
怪我や病気で休職しているため、無理して書類を手渡しする必要はありません。
ただし、会社には1日に大量の郵便物が届くため、封筒に診断書1枚では
開封した人に手間を取らせ、迷惑をかけることになります。
迷惑をかけないためににも、添え状は必須となります。
また挨拶や、近況を添えることで、受け取る人の気持ちも違ってきます。
診断書1枚では「添え状くらい書けよな」と内心で思われても、仕方ありません。
自分が休んでいる間に、迷惑をかける上司や同僚に、誠意を見せるためにも
挨拶文は添えましょう。
また、添え状は縦書き、横書きでもどちらでも構いません。
まとめ
いかがでしたか？
診断書の添え状は、単なる挨拶ではなく受け取った人に、余計な手間を
取らせないためにも同封するものです。
手書きで郵送でも、何の問題もありません。
近況などを詳しく書いておくと、より丁寧な印象を与えます。
最後までお読みいただきありがとうございました。
